Hướng dẫn cách scan ảnh trên máy tính dễ dàng

Một trong hoạt động thường ngày của các công ty chính là scan tài liệu. Công cụ này có thể giúp công việc của giới văn phòng trở nên nhanh chóng và vô cùng đơn giản, Hiện nay các phần mềm scan ảnh trên máy tính ra đời sẽ giúp quét ảnh thông minh cũng như scan tài liệu được nhanh chóng hơn. Trong bài viết này, Geza Computer sẽ hướng dẫn cho bạn cách scan ảnh trên máy tính thành văn bản một cách đơn giản nhất. Hãy cùng khám phá ngay!

Lợi ích khi scan ảnh trên máy tính

Việc sử dụng phần mềm chuyển đổi hình ảnh sang văn bản có rất nhiều lợi ích, bao gồm:

• Lưu trữ dễ dàng: Nếu doanh nghiệp cần lưu trữ các file quan trọng, cần lưu trữ hình ảnh và tài liệu có giá trị lâu dài. Thì việc scan ảnh trên máy tính có thể giúp lưu trữ dưới dạng tệp ở trên máy tính, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho việc lưu trữ.
• Nhiều tính năng: Các phần mềm chuyển đổi hình ảnh sang văn bản có thể cung cấp nhiều tính năng hơn so với công cụ “Scan” có sẵn trên máy tính, cho phép bạn chỉnh sửa và lưu tài liệu scan dưới nhiều định dạng khác nhau.

• Chất lượng tốt: Với việc scan ảnh trên máy tính sang văn bản, bạn có thể đảm bảo rằng tài liệu scan có chất lượng tốt và dễ đọc.
• Chia sẻ tài liệu nhanh chóng và dễ dàng hơn: Trong quá trình vận hành và làm việc, việc quét và chia sẻ file gần như là một công việc thường ngày ở trong doanh nghiệp. Ví dụ như chia sẻ file giữa các nhân viên, file có chữ ký lãnh đạo hay chữ ký xác nhận cho đối tác, khách hàng… Tất cả nhu cầu này có thể được đáp ứng dễ dàng và nhanh chóng bằng công nghệ scan ảnh trên máy tính.
• Đảm bảo an toàn thông tin: Thông tin sau khi scan sẽ được lưu trữ kỹ thuật số với các bản quét và mã truy cập với những nội dung quan trọng. Từ đó giúp tăng cường bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Hình ảnh khi được quét được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF cùng chữ ký số đảm bảo an toàn thông tin.

Hướng dẫn cách scan ảnh trên máy tính

Scan ảnh trên máy tính bằng Scanner and camera wizard

Bước 1: Nhấn chọn Start > All Programs > Accessories và lựa chọn Scanner and Camera Wizard

Bước 2: Xuất hiện cửa sổ Scanner and Camera Wizard, hãy nhấp chuột chọn Next

Bước 3: Trong thẻ Choose Scanning Preferences lựa chọn Picture type tùy chọn loại giấy tờ bạn đang chuẩn bị scan. Nếu muốn xem trước bạn hãy nhấn vào nút Preview, sau đó chọn Next

Bước 4: Trong thẻ Picture Nam and Destination hãy nhập tên của tập tin mà bạn đang muốn lưu, lựa chọn định dạng JPG, nơi mà bạn muốn lưu sau đó tiến hành lựa chọn Click và Next.

Bước 5: Lúc này máy scan sẽ thực hiện Scan tài liệu của bạn. Ở trên mục Other Options, tick chọn Nothing

Bước 6: Trên khung Completing the Scanner and Camera Wizard bạn sẽ thấy tài liệu được hiển thị. Nếu muốn chỉnh sửa, hãy nhấn vào nút Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences. Nếu không thì bạn có thể nhấn chọn Finish để hoàn tất cách scan ảnh trên máy tính bằng Scanner and Camera Wizard

Cách scan ảnh trên máy tính bằng Windows Fax and Scan

Hiện nay ở trên các hệ điều hành Win 7,8,10 đều sẽ có tích hợp sẵn chương trình Windows Fax and Scan để người dùng scan ảnh trên máy tính không cần phải thực hiện cài đặt thêm phần mềm khác. Các bước để scan ảnh trên máy tính như sau:

Bước 1: Vào Start > All Programs > Accessories và lựa chọn Windows Fax and Scan

Bước 2: Chọn New scan, Cửa sổ New Scan sẽ xuất hiện

Bước 3: Trong thẻ Select Device hãy lựa chọn máy scan mà bạn muốn sử dụng

Bước 4: Thay đổi các tùy chọn cho dữ liệu như tên, định dạng file hay nơi lưu,… bên trái của cửa sổ New scan

Bước 5: Nhấn vào Preview để xem trước tài liệu.

Bước 6: Sau khi hoàn tất cài đặt, hãy nhấn chọn Scan

Bước 7: Kết quả scan ảnh trên máy tính sẽ được hiển thị tại cửa sổ Windows Fax and Scan. Hãy lựa chọn một trong những tùy chọn như Forward as Fax (chuyển Fax tài liệu vừa scan cho người khác), Forward as EMail (gửi mail tài liệu), Save as (lưu dữ liệu với tên khác hoặc định dạng khác).

Xem thêm: Cách kết nối tai nghe không dây cho điện thoại và máy tính

Gợi ý các phần mềm scan ảnh trên máy tính phù hợp cho dân văn phòng

PDFelement

Phần mềm scan ảnh trên máy tính đầu tiên mà chúng tôi muốn giới thiệu với bạn chính là PDFelement. Phần mềm scan ảnh này sở hữu đa dạng chức năng chính như: Chỉnh sửa, chèn nhận xét, xem và chỉnh sửa nội dung văn bản, hình ảnh sau scan, chèn chữ ký điện tử… PDFelement là phần mềm hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, nếu như bạn muốn sử dụng các tính năng chuyên sâu hơn thì có thể dùng bản trả phí.

Not Another PDF Scanner 2

Đây sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho những ai có nhu cầu scan hình ảnh. Thực tế đây là một phần mềm scan chuyên nghiệp giúp người dùng có thể lưu file với nhiều định dạng. Những định dạng được hỗ trợ như PNG, JPEG, PDF…Với Another PDF Scanner 2, thì bạn có thể điều chỉnh độ phân giải, độ sáng và cả về độ tương phản của hình ảnh.

Phần mềm này còn được tích hợp tính năng OCR để nhận diện ký tự văn bản scan đa ngôn ngữ. Nhờ đó mà người dùng có thể quét, lưu trữ tài liệu dưới dạng File kỹ thuật số và trích xuất nội dung cũng như chuyển chúng sang file văn bản để xử lý một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra phần mềm này còn cung cấp tính năng thay đổi ngôn ngữ giao diện thông qua cửa sổ chính.

Free Easy Scan to PDF

Cái tên tiếp theo ở trong danh sách các phần mềm scan ảnh ở trên máy tính chất lượng mà Geza Computer muốn giới thiệu đến bạn chính là Free Easy Scan to PDF. Đúng như tên gọi, thì phần mềm này miễn phí với nhiều tính năng độc đáo và dễ dàng sử dụng.

Bạn có thể trực tiếp quét tài liệu, thư điện tử, ảnh bảng tính,…, sang định dạng PDF để thực hiện lưu trữ, khôi phục dễ dàng với 1 cú click chuột. Ngoài ra, phần mềm này cũng cho phép người dùng chỉnh sửa hình ảnh và chuyển đổi ảnh sang PDF.

Phía trên Geza Computer đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách scan ảnh trên máy tính và những phần mềm scan hữu ích. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn. Geza Computer chuyên sửa chữa máy tính tận nơi, bảo trì máy tính tận nơi, dịch vụ IT cho doanh nghiệp… nếu bạn đang cần giải pháp công nghệ chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!